仕事を効率よくする方法とは?仕事が遅い3つの理由

2020年3月28日仕事,考え方

仕事がなかなか終わらなくてプライベートの時間がないと、お悩みの方は少なくないのではないでしょうか。

仕事を効率化するためにはまずは仕事が遅い原因を知っていく必要があります。

仕事が遅い原因を知り、仕事の時間を減らしてプライベートを充実させる時間を作りましょう!

 

仕事が遅い3つの理由

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なぜ仕事が遅くなってしまうのでしょうか。

仕事が遅くなってしまう原因について理由を見ていきましょう。

悩む時間や調べる時間が多い

仕事が遅くなってしまう原因の一つが、とにかく分からないことで悩んでいる時間や分からないことを調べる時間が多いことで仕事が遅くなっていることがあります。

そうした時間が積み重なってしまうことで、実際に作業している時間は少ないにも関わらず仕事全体の時間が延びてしまう原因になってしまいます。

これを改善するには上司へ相談することが重要になってきます。

ただし分からないことが出るたびに上司のところへ相談しに行っていては、結局悩んでいる時間や調べている時間が相談しに行っている時間に変わっただけですので効率化することはできません。

まずは計画のアウトライン作成から始めてみましょう。

そこから相談したい内容をある程度まとめておくことで、何度も相談に行く時間は削減できると思います。

また、アウトラインを作成することで仕事の道筋も立てやすく、効率よく作業を進めることができるでしょう。

最初から完璧を目指してしまう

よく新人の頃にやってしまいがちなのが、例えばプロジェクトの計画書の作成を頼まれた時に、最初から120%の計画書を作成しようとして盛り込みすぎてしまうということがあります。

こうした資料は前述した悩む時間や調べる時間の増加に繋がってしまうばかりでなく、要点がまとまっていなかったり長い説明により読みづらく伝わりづらい資料になってしまうでしょう。

これを防ぐためには最初から完璧を目指すのではなく、ブラッシュアップ(徐々に資料の精度を上げていく)していくのが仕事を効率化していけるでしょう。

惰性で仕事をしてしまう(効率化できていない)

仕事が遅くなってしまう原因として、例えば月1回・週1回など、定期的に提出する必要がある資料に対してフォーマットなどを作成せずにその場の勢いや、これまでこうやっていたからとただ惰性で仕事をしてしまうことで時間がかかっていることがあります。

もしくは面倒くさい業務が入っても、仕事だから…と割り切って業務をおこなう方も多いと思います。

上記のようにこれまでやってきた業務だから…と時間がかかるのは当たり前と思い、効率化するという考えに至らないことが結構あります。

これは面倒な業務だからと諦めずに、どうすれば簡略化できるかを常に考える癖をつけていくと改善できる可能性が高いでしょう。

仕事を効率化する方法まとめ

ここまでの3つの原因に対する意識を改善することで、だいぶ仕事を効率化することができるのではないでしょうか。

これから仕事を効率化していきたいという人は、この3つのポイントから始めるのがおすすめだと思われます。

  1. 仕事を始める前にアウトラインを作成する。
  2. 最初から完璧を目指すのではなくブラッシュアップしていく。
  3. 惰性で仕事をすることに慣れない。簡略化する意識を常に持っておく。

まずはこの3つのポイントを意識していきましょう。

辛い仕事から抜け出そう!

辛い仕事を続けているといつしかそれが当たり前になってしまって、いつまでも時間を浪費してしまうことになってしまいます。

また、仕事が終わらないことで残業の時間も延びてしまい、精神的にもどんどんきつくなっていってしまうでしょう。

少し意識を変えることで仕事を効率化していくことができるため、仕事に時間がかかってしまうという時は仕方ないと思わずに、どうすれば楽に仕事ができるかを考えていきましょう。

面倒くさいと思うことは決して悪いことではなく、業務を簡略化していくためにはとても重要なヒントです。

少しでも面倒くさいと感じるのであれば、簡略化できる可能性は十分にあるといえるでしょう。

そこからどう簡略化していくかを突き詰めることで、会社全体の生産性や利益も高めていけるのではないでしょうか。

まずは自分が面倒くさいと思うポイントを見つけていくことで、辛い仕事から抜け出していきましょう。